Employer of Record (EoR) in Italia: legittimità, conformità e alternative operative

Introduzione

L’Employer of Record, o EoR, è una soluzione sempre più utilizzata da imprese straniere che desiderano impiegare personale in Italia senza aprire una società locale.
Nel nostro ordinamento, tuttavia, non esiste alcuna “zona grigia”: l’EoR rientra nella somministrazione di lavoro disciplinata dal D.Lgs. 276/2003 e può essere offerto soltanto da soggetti autorizzati dal Ministero del Lavoro e iscritti all’Albo informatico delle Agenzie per il Lavoro.
Quando il servizio è prestato senza autorizzazione, si configura somministrazione abusiva di manodopera, con conseguenze rilevanti sia per il fornitore sia per il cliente.

Modello operativo e quadro normativo

Nel contratto EoR il provider assume formalmente il lavoratore, cura buste paga, ritenute e contributi e garantisce gli adempimenti di legge, mentre l’azienda cliente dirige operativamente l’attività e beneficia dei risultati.
Questa duplice dimensione – datore di lavoro formale da un lato e datore di lavoro effettivo dall’altro – rientra a pieno titolo nella somministrazione di lavoro, soggetta a stringenti requisiti autorizzativi e a una struttura organizzativa stabile sul territorio nazionale.

Autorizzazione ministeriale e verifica pratica

Il presupposto di legittimità è l’autorizzazione ministeriale e l’iscrizione all’Albo informatico.
La verifica è semplice e dovrebbe essere effettuata prima di ogni accordo.
Basta collegarsi al portale ufficiale del Ministero del Lavoro (albi-informatici), accedere alla consultazione e cercare la denominazione del provider nella sezione “Somministrazione di lavoro”.
Se il nome non compare, il servizio non è conforme e la collaborazione espone a rischi immediati, anche di natura penale.

Rafforzamento dei controlli e sanzioni dal 2024

Con il D.L. 19/2024, convertito nella L. 56/2024, la somministrazione non autorizzata o fraudolenta è tornata a integrare un reato.
La responsabilità riguarda non solo l’agenzia priva di titolo, ma anche l’azienda cliente che utilizza i servizi.
Oltre al rischio penale, le sanzioni economiche possono arrivare a decine di migliaia di euro per ciascun lavoratore (fino a 46.800 €) e comportano la possibile riqualificazione del rapporto come lavoro subordinato diretto, con effetto retroattivo.
In tal caso il cliente è tenuto a versare arretrati retributivi, contributivi e imposte, con pesanti ripercussioni reputazionali.
L’Ispettorato Nazionale del Lavoro e l’Agenzia delle Entrate dispongono oggi di poteri ispettivi più ampi, capaci di rilevare anche strutture EoR apparentemente regolari.

Residenza fiscale e obblighi contributivi

Un aspetto cruciale è la residenza fiscale dei dipendenti.
La Circolare 20/E dell’Agenzia delle Entrate stabilisce che chi soggiorna in Italia per più di 183 giorni in un anno solare è considerato residente fiscale e, come tale, è tassato sui redditi mondiali.
Ciò implica la necessità di contratti di lavoro conformi alla legge italiana, buste paga regolari, corrette trattenute IRPEF e versamenti contributivi.
L’inosservanza di tali regole può comportare pesanti contestazioni da parte dell’Ispettorato e dell’Agenzia delle Entrate.

Conformità contrattuale

Quando il lavoratore diventa residente fiscale in Italia, il contratto di lavoro deve essere redatto in lingua italiana o bilingue e rispettare i minimi retributivi previsti dal CCNL applicabile.
Devono essere indicati mansioni, orario e diritti-doveri, incluse le norme su salute e sicurezza (D.Lgs. 81/2008) e il diritto alla disconnessione per il lavoro remoto.
Particolare attenzione va posta alle clausole che limitano l’autorità del dipendente, qualora non sia autorizzato a sottoscrivere contratti per conto dell’azienda cliente.

Rischio di stabile organizzazione

L’utilizzo di un EoR non elimina automaticamente il rischio di stabile organizzazione.
Se il personale in Italia negozia o conclude contratti, esercita poteri decisionali o rappresenta un presidio stabile dell’impresa estera, l’Agenzia delle Entrate può considerare tale presenza come una stabile organizzazione, con conseguente tassazione dei redditi prodotti in Italia.
Il rischio è ridotto soltanto quando il lavoratore svolge funzioni di supporto, senza poteri negoziali, circostanza che deve essere chiaramente indicata nel contratto.
Quando invece si intendono conferire ruoli di responsabilità o poteri di firma, la costituzione di una S.r.l. italiana rappresenta la soluzione più sicura.

Alternative legittime per società estere

La via più trasparente e conforme rimane la costituzione di una società a responsabilità limitata italiana.
I costi di setup sono in media intorno ai 4.000 euro per atto notarile e adempimenti iniziali, mentre la gestione annuale contabile e fiscale si aggira sui 5.000 euro.
La S.r.l. consente di operare con certezza giuridica, stipulare contratti in Italia e fatturare direttamente ai clienti, eliminando alla radice i rischi di riqualificazione.
In alternativa, il regime degli impatriati può ridurre sensibilmente la tassazione del lavoratore straniero che si trasferisce in Italia, prevedendo un’esenzione del 50% o 60% sul reddito da lavoro dipendente per cinque anni, fino a un massimo di 600.000 euro annui.
Rimane praticabile anche l’impiego di collaboratori autonomi, purché analizzato caso per caso con il supporto di un consulente del lavoro.
Altre soluzioni ibride, in cui l’azienda estera versa solo i contributi sociali mentre il dipendente gestisce autonomamente la propria tassazione, richiedono estrema cautela e un’assistenza legale specializzata.

Conclusioni

L’EoR può essere uno strumento valido solo se gestito nel pieno rispetto della normativa italiana.
Operare con un provider non autorizzato espone l’azienda estera a conseguenze penali, economiche e reputazionali.
È quindi essenziale verificare l’iscrizione all’Albo ministeriale, redigere contratti conformi alla legge italiana e assicurare una gestione fiscale e previdenziale impeccabile.
Quando si desidera una presenza stabile o si conferiscono poteri decisionali, la costituzione di una S.r.l. italiana resta la scelta più sicura, sostenibile e strategica.
Offre certezza legale, trasparenza operativa e un accesso pieno al mercato italiano nel rispetto delle regole.